Транспортирането на урна със самолет изисква специална сертифицирана санитарна урна, сертификат за кремация, издаден от чуждестранния крематориум, и разрешение от българското консулство. Урната може да се превозва като ръчен багаж или карго пратка, в зависимост от изискванията на съответната авиокомпания.

Процедурата включва няколко основни стъпки: издаване на медицинско свидетелство за смърт от местното болнично заведение, уведомяване на съответното българско консулство или лицензиран превозвач, издаване на международен смъртен акт от чуждестранната община, получаване на транспортен пасаван и организиране на лицензиран хладилен превоз към България.

Пренасянето на урна през държавни граници в рамките на ЕС изисква тя да бъде запечатана в официална сертифицирана урна и да бъде придружена от оригинално свидетелство за кремация, както и от консулско или общинско разрешение за износ на прах, за да бъдат избегнати каквито и да било забавяния при митнически проверки.

Цената за превоз с хладилен ковчег се формира на базата на изминатите километри (разстоянието от точката на товарене в чужбина до дестинацията в България), административните консулски такси, стойността на специалния международен ковчег с херметична цинкова вложка и спецификата на документалното оформяне на място.

Пренасянето на покойник в България се осъществява с лицензиран международен автотранспорт (модерни хладилни катафалки) или чрез авио карго. Процесът изисква херметично запечатан цинков ковчег, транспортен пасаван (Laissez-Passer) и пълно документално съдействие от лицензиран оператор като REPATRA.

При кончина в чужбина задължително се уведомяват местната болница или полиция (при инциденти), съответното българско дипломатическо представителство (посолство или консулство), местната чуждестранна община по местосмърт, както и застрахователните компании, ако покойникът е разполагал с валидна пътна застраховка или асистанс покритие.

Необходими са лична карта или паспорт на починалия, удостоверение за наследници (за официално доказване на родствената връзка), медицинско свидетелство за смърт и чуждестранен смъртен акт. Наследниците упълномощават лицензирана компания като REPATRA да движи всички административни процеси от тяхно име.

Първо се издава местен чуждестранен смъртен акт от общината по местонахождение на събитието. След това, с помощта на многоезичен извлечен акт (Формуляр А по Виенската конвенция) или чрез заверен превод и легализация, смъртта се регистрира в българската община по постоянния адрес на покойника за издаване на български удостоверения.